Spendesk : des cartes de paiements intelligentes pour des équipes autonomes

En tant que particulier, l’acte d’achat en ligne est devenu simple et sans effort. La commande en 1-clic ou encore le bouton “dash” d’Amazon sont autant d’exemples d’un processus devenu quasi-instantané et qui ne nécessite même plus de mettre la main sur son portefeuille pour renseigner son numéro de carte de crédit.

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Fintech : Spendesk les cartes de paiement intelligentes et connectées

Pour les PME, l’achat reste un problème épineux : les salariés se partagent la carte du patron, qui passe de main en main et est souvent indisponible, ou doivent avancer l’argent de leur propre poche. Les contrôleurs de gestion, eux, font la chasse aux factures et autres notes de frais et ne savent plus qui a payé quoi à la fin du mois. C’est là le cœur du problème que se propose de résoudre Spendesk.

Comment ne plus être bloqué au moment de régler un achat ?

Afin de fluidifier le règlement des frais professionnels, Spendesk s’attaque à la fois aux paiements sur le terrain (déplacements, évènements…) et aux les paiements en ligne.

Pour les paiements physiques, les employés utilisent leur carte Mastercard Spendesk qui est reliée au compte de l’entreprise. Comme ce ne sont pas des cartes de crédit, il est impossible de dépenser plus que ce qui est disponible sur la carte.

Les paiements apparaissent en temps réel dans l’application mobile Spendesk de l’utilisateur qui peut alors ajouter sa facture en la prenant en photo. La combinaison carte physique et application mobile remplace ainsi la traditionnelle note de frais et permet de dématérialiser la gestion des factures.

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Pour les achats en ligne, les employés peuvent utiliser l’extension de navigateur Spendesk afin d’accéder à une carte de paiement virtuelle dédiée. Ils font d’abord une demande d’achat en indiquant le montant et le fournisseur. Une fois la demande validée, une carte virtuelle apparait et elle peut être utilisée pour le paiement. Ces cartes virtuelles sont soit : à usage unique pour les paiements simples ; soit valides quatre ans avec un plafond mensuel pour gérer les paiements récurrents tels que les abonnements.

Gérer ses abonnements est un problème quotidien pour les entreprises Tech qui souscrivent à de nombreux logiciels SaaS et autres services en ligne. Spendesk permet de visualiser et suivre facilement tous ses paiements récurrents grâce à des cartes virtuelles dédiées et plafonnées (une par fournisseur). Ceci permet de simplifier la gestion des paiement des multiples services auxquels ont recours les équipes techniques, marketing ou business.

Catégorisation, réconciliation des paiements et récupération des factures sont autant de tâches sans réelle valeur ajoutée que Spendesk automatise. L’interface Spendesk permet de suivre en temps réel les demandes d’achat et les paiements effectués par les équipes. Spendesk permet également, via un système de rappel, de relancer automatiquement les employés qui oublient systématiquement d’ajouter la facture associée à leur paiement.

Dernier atout, et non des moindres, puisque chaque entreprise a son propre fonctionnement, Spendesk permet de faire appliquer des politiques budgétaires claires :

Le directeur financier définit dans l’interface quels sont les montants (par transaction et par mois) au-dessus desquels toute demande d’achat en ligne devra être validée. Ces politiques budgétaires sont personnalisables par employé ou par équipe. Le directeur financier pourra définir également qui doit valider quelles demandes d’achat afin que chaque team leader approuve les dépenses de son équipe.

Par exemple : Juliette est chargée de communication dans une agence. Son travail nécessite des déplacements ponctuels auprès de ses clients et une panoplie de SaaS pour suivre la performance de ses campagnes marketing. Son billet de train pourra être géré via une demande de carte virtuelle Spendesk. Elle pourra régler son hébergement pendant sa visite grâce à la carte physique MasterCard fournie par Spendesk.

Elle pourra également régler ses abonnements (Hubspot, Mailjet, et Mention) via des cartes d’abonnement Spendesk. Et, parce que Juliette n’est pas non plus parfaite, son manager pourra voir sur son relevé qu’elle paie tous les mois un abonnement chez SEMRush alors que celui-ci n’est plus utilisé, et convenir avec elle de résilier cet abonnement.

En savoir plus

Consultez site de Spendesk pour plus de renseignements sur leur solution de gestion des paiements en entreprise.